先日、大まかに報連相の大切さを記載致しましたが、
今回はその報連相の詳細を説明していきます。
的確な報告のポイント
主語をきちんとつける
×⇒できました。
〇⇒△△の件、出来上がりました。
まず、相手の都合を伺う
×⇒△△の件報告いたします。
〇⇒今お時間よろしいでしょうか？（相手の承諾を得て説明する）
中間報告はポイントを明確に
×⇒△△の件、まだ終わっていません。
〇⇒△△の件、□□の部分で滞り予定の半分しか終わっておりません。
簡潔に分かり易く
×⇒今日は山田さんと田中さんがいらして、それで〇〇について話をしたのですが、それと言うのも
今日は、部門間会議で……
〇⇒本日、〇〇についての部門会議で山田さん、田中さんがお見えになりました。
急を要する場合はとにかく素早く
×⇒会議中だから終わるまで待っていよう
〇⇒「会議中失礼します。」と声をかけ、要件をメモで渡したり会議室へ出てもらい報告する。
正確に分かり易く
×⇒〇〇さんから電話がありました。
〇⇒□□会社の〇〇さんから××の件についてお伺いしたいことがあるとのお電話を
15時に頂きました。先方より、またご連絡いただけるとのことです。
自分の意見を述べる場合
×⇒事実報告をする前に自分の意見や憶測を述べる。
〇⇒客観的な事実を報告したうえで「これは私の意見なのですが…」と前置きをし自分なりの意見や
提案を伝える。（憶測でものを言ったりしない。）
こんな報告はNG
●トラブル報告時に泣いたり、ふてくされるのは厳禁！
どんなに動揺していても出来るだけ冷静に現状を把握して伝えることが大切
●曖昧な表現や憶測、想像は厳禁！
「一応終わりました」（完全に終わっているのか終わっていないのか曖昧）
「たぶん～だと思います。」（曖昧かつ個人の主観がまじっている）
「やっておきましたけど…」（報告された側に不安が残る終わり方）
●責任転嫁・当事者意識の無さはNG！
責任を転嫁したり他人事のように扱ったり言い訳を並べたりするのは厳禁
誠意を込めて謝罪すべきことは謝罪し事実を客観的に述べ事実関係や全体像を明確に伝える
的確な連絡のポイント
●正確さが肝心
5W３Hを使い連絡（When・Where・Who・Why・What・How・Howmany・Howmuch
●伝えるのではなく『伝わる』
伝えたことが相手につたわっているか？アフターフォローまでがセット
●外出時、離席時には行先、戻り時間を連絡
●早め早めに連絡（情報は伝わって始めて価値が生まれる）
●重要な連絡事項は複数の手段を組み合わせる
※仕事は未来に向かって行うもの。未来の情報共有が仕事の成果を高め効率化する。
的確な相談のポイント ～悩む≠考える～
悩む：意思決定の基準となる知識・経験値が不足し思考が複雑化し時間を浪費する
考える：持ちうる知識、ノウハウ、経験値をもとに思考を整理し行動化する
相談する＝自身に足りない知識、経験値を補い業務を推進させる行動
●まずは情報を収集し時間を決めて考える
●自分で考えられたことまで整理しておく
●学ぶ意識を持って積極的に相談する
●経緯説明を正確に簡潔に話す
●相談ポイントを絞って話す
●素直な気持ちで相談する
●配慮で始まり感謝で終わる
●相談相手への事後報告は忘れずに
まとめ
主観となりますが、社会人として人とのコミュニケーションは必須と言っても過言ではないです。
中には苦手な人もいるかもしれませんが、小さい頃を思い出してください。
色々な事が出来ずもどかしい想いをされた経験はないでしょうか？
でも、いつの間にか出来る様になった事が多々あることに気付くはずです。
コミュニケーションも同じではないでしょうか？
是非、実践されることをお勧めします。
人との会話を楽しみましょう。
では、明日も良い日になります様に…
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